Добрата организация изисква силни инструменти

Скокът от работа на пълно работно време на свободна практика може да бъде голямо приключение, а запазването на продуктивността – истинско предизвикателство.

Всеки фрийленсър знае, че за да бъде успешен, трябва да се превърне в един малък Шива с поне 6 ръце, 3 чифта очи и два мозъка. 

Освен самата работа, която трябва да се свърши, има и всякакви други административни задачи, които отнемат време. Ето защо е изключително важно времето да бъде добре разпределено, за да се постигне пълноценна работа с клиенти и развиване на бизнеса.

Реалността на свободната практика изглежда горе-долу така: трябва да пичваш нови клиенти, да работиш по предложения, да извършваш конкретната работа за клиентите си, да фактурираш, да оправяш данъците, да отделяш за спестявания, да се погрижиш за здравното си осигуряване и още, и още. Всичко това отнема значително време и сериозно усилие, за да се свърши както трябва.

Докато управлението на времето без съмнение е един вечен стремеж към постигане на баланс, съществуват набор от инструменти и приложения, които можеш да използваш, за да бъдеш по-фокусиран и по-продуктивен в ограниченото време, с което разполагаш.

Споделяме с теб някои от най-популярните приложения във фрийленсърските среди.

Slack

Дори и да си фрийленсър, рано или късно ти се налага да работиш с други специалисти, което допълнително може да усложни работния процес. За много екипи Slack се е превърнал в стандарт и алтернатива на пращането на безкрайни имейли. Това е приложение за комуникация между членовете в един екип, което позволява групови и лични чатове. Освен това поддържа конферентни разговори и управление на комуникации между различни канали (като Google Hangouts, Twitter, Soundcloud и др.).

Има възможност за интеграция с DropBox, Google Drive и др.

Алтернативи на  Slack са приложения като Basecamp, Swipes, Skype и др.

Trello

Trello ти позволява да организираш задачи, да си сътрудничиш по проекти и да споделяш идеи, но това, което прави приложението особено полезно, е подходът към списъците със задачи. Нека да познаем от първия път – ти мразиш твоя списък със задачи, нали? От една страна е толкова приятно, когато отмяташ свършена работа, но от друга, тези списъци никога нямат край. Познато ли ти е?

Trello ще ти помогне да избегнеш всякакъв вид паник атаки, свързани със задачите ти, като не само дава възможност да създаваш To-do списъци, но и Doing и Done списъци. Можеш да зададеш срокове и да проследяваш какво е приключено и какво все още трябва да бъде свършено. Изчистеният и интуитивен интерфейс е много лесен за използване. Основният дисплей на потребителя работи чрез серия от "карти", които поддържат документи, коментари, вградени списъци, снимки и др. Всичко това улеснява визуализирането на данни и ключови задачи. И нека да бъдем честни – усещането, когато преместваш елемент от Doing в Done, е направо страхотно!

Алтернативи на Trello са приложения като Evernote, Wunderlist, Asana и др.

Harvest

Harvest е гъвкав и лесен за използване инструмент за управление на времето, който прави подробни отчети, така че да видиш визуално разпределението на времето за различните задачи от твоята работа.

Това ще ти помогне да разбереш колко време отделяш за клиентските проекти на дневна, седмична и месечна база.

В зависимост от начина, по-който таксуваш клиентите си, лесно можеш да изгубиш броя на часовете, които всъщност отделяш за работата към различните клиенти. Понякога може да се фокусираш прекалено много в текуща работа и да пренебрегваш други аспекти от бизнеса си, като например привличане на нови клиенти. Използвайки Harvest, докато работиш и проследяваш точно колко действаш по даден проект, можеш да видиш кога е време да приключиш, дали закъсняваш, или вече си отделил прекалено много часове. За фрийленсъри, които таксуват за работа на час, Harvest е много полезен, защото може да създава фактури, които отразяват реалните часове работа по проект.

Алтернативи на  Harvest са приложения като DeskTime, Timely и др.

Boomerang

Boomerang е магическото приложение за изпращане на имейли. Той всъщност представлява плъгин/приставка, която ти позволява да планираш имейли, които да се изпращат, когато искаш, да скриваш съобщения за по-късно и разполага с редица други полезни възможности за облекчаване на типичните проблеми във входящата поща. По този начин, вместо да изпращаш важен имейл в 2 часа през нощта, можеш да го планираш за изпращане на следващия ден в 8 сутринта, когато ти все още сладко-сладко ще си спиш в леглото, а и няма да изглежда странно, че изпращаш имейли в малките часове.

Google Drive

Google Drive е безплатна алтернатива на Microsoft Office, която стана незаменима за много хора на свободна практика. Когато правиш редакции в Google Docs, Google Sheets и Google Slides (респективно разбирай Word, Excel и Powerpoint), те автоматично се запазват онлайн, което означава, че няма да загубиш файловете си дори ако компютърът ти се запали (наистина бихме ти съчувствали за това). Подходящ е за работа в екип, както и за комуникация с клиенти. Възможностите, които дава приложението, са много и е въпрос на желание и лична организация колко ще вземеш от него.

Алтернативи на Google Drive са приложения като DropBox, OneDrive, pCloud и др.

Ето и няколко съвета за успех в Instagram.